Nas organizações atuais, 80% das atividades são geridas em
processos mais ou menos formais, baseados, na sua maioria, em
circulação de papéis e emails
*.
90% da informação das empresas existe sob a forma a de
documentos
*.
*Dados AIIM, IDC, Delphi Group e Gartner
Existem hábitos e procedimentos que
temos que perceber
Diferentes formatos da documentação de forma dispersa?
Tem muitos arquivos documentais espalhados por diferentes
locais?
Considera o seu arquivo pouco fiável, porque tem múltiplas
versões documentais em diferentes locais?
O tempo de pesquisa da documentação é adequado e está satisfeito
com isso?
A informação está dependente dos seus colaboradores? Ficam os
papéis nas secretárias e os email's nos computadores das
pessoas?
Na confusão da papelada, perde documentos?
Os seus processos são morosos e não os consegue rastrear? Não
consegue saber por onde passou e quanto tempo levou cada etapa
de um processo?
Perdeu a noção de quem fez o quê no documento? Não consegue
auditar, de forma rápida e flexível, o processo documental?
Existe controlo de acesso à informação de documentos
fundamentais?
Aumente
a eficiência da sua empresa. Reduza os custos da gestão
processual
Um bom Arquivo de informação é o
princípio da Organização
Um Arquivo único e centralizado evita a dispersão de vários
arquivos documentais, que não seriam bons para a empresa, nem para
a produtividade dos seus recursos e processos.
Um repositório documental centralizado, que alimente as
diferentes aplicações de gestão do seu negócio, evita a
multiplicidade dos documentos e potencia as boas práticas de gestão
centralizada da informação.
A desmaterialização dos documentos que ainda estão em papel
acelera os processos e a passagem dos documentos certos para as
pessoas certas, sem preocupações.
O controlo efetivo das várias versões documentais, bem como o
controlo do histórico dessas mesmas versões e alterações, dão-lhe a
capacidade de perceber e evidenciar a informação certa para as
pessoas certas.
O Conhecimento certo para as pessoas certas
A partilha dinâmica de documentos pelos diferentes atores nos
processos documentais, em função do seu cargo na organização ou das
regras dos processos definidos, são a chave na partilha da
informação, sem ficar perdida.
Com as ferramentas de produtividade (ex. MS Office, Intranet,
Explorador de ficheiros) verdadeiramente integradas com os
processos documentais, direciona, sem perder tempo, a informação
para quem a quer enviar.
Para consultar várias versões de documentos e compará-las,
permite-nos saber qual é a informação mais adequada para mim.
Começo? Onde passou? Quanto
tempo demorou? Terminou?
Os processos documentais organizados são a correta e adequada
definição dos processos de suporte à atividade do negócio. Os
vários tipos de documentos existentes nos processos devem estar
devidamente catalogados com os processos certos.
Quem fez o quê e quando é a base para dar a informação a quem
precisa e a solicita.
Recuperar a informação - que acidentalmente também se perde - é
fundamental para ganhar a confiança de quem a usa.
Não perca a noção do tempo. Os alertas temporais, nos casos de
incumprimento, ajudam-no a melhorar o seu desempenho.
Em média, gasta-se 30 minutos por
dia a pesquisar informação
Nos dias de hoje, as organizações competitivas têm capacidades
de pesquisa imediata, em todo o repositório existente de
conhecimento / informação.
Para isso, e para ganhar tempo, é importante pesquisar através
de padrões de pesquisa e das que são mais utilizadas no dia-a-dia,
como também pesquisar em toda a informação que compõe um documento,
seja dentro dele, seja nas informação de catalogação.
Quanto mais rápido se pesquisa, mais pesquisa queremos fazer. É
fundamental que os tempos de resposta na pesquisa da informação, no
repositório, seja obtida em pouco mais de 1 segundo.
